Planning poker là một kỹ thuật dùng để ước tính khá thú vị dành cho những ai yêu thích game bài poker. Bài viết dưới đây Thanbai88 sẽ chia sẻ đầy đủ các thông tin mới nhất về thuật ngữ cũng như cơ chế vận hành của việc ước tính này ngay trong bài viết ngắn gọn sau đây
Planning poker và nguồn gốc bắt đầu
Theo nhiều nguồn tin khác nhau cho biết thì Planning poker có nguồn gốc từ một kỹ thuật ước tính khác có tên gọi là Wideband Delphi, được phát triển bởi RAND Corporation vào cuối thế kỷ XX. Lúc này chuyên gia phần mềm là James Grenning sau khi cải tiến kỹ thuật này vào năm 2002 đã đặt cho nó cái tên mới là Planning poker và điều chỉnh lại cho nhóm Agile.
Cuối cùng Mike Cohn (Mountain Goat Software) đã biến kỹ thuật này được biết tới nhiều hơn trong cộng đồng Scrum cũng như là một số kỹ thuật lập kế hoạch vào năm 2005 trong cuốn sách có tên Agile estimating and planning.
Planning poker trong Agile được hiểu là gì?
Planning poker hay còn được biết tới với cái tên Scrum poker là một kỹ thuật dựa theo sự đồng thuận và kỹ thuật gamified để có thể đưa ra con số tính toán chủ yếu được sử dụng để tính toán nỗ lực hoặc quy mô của các từng phần hạng mục trong lĩnh vực phát triển phần mềm.
Planning poker và cơ chế hoạt động
Muốn sắp xếp thứ tự ưu tiên của người chơi thì trước khi bắt đầu thực hiện, nhóm Agile cần tìm hiểu xem sẽ mất bao nhiêu lâu, cần nội lực bao nhiêu để có thể xây dựng chúng. Thông thường nhóm sẽ nghiên cứu để biết xem story nào nên được ưu tiên nhất bằng việc xem xét lại các hạng mục có trong công việc; Việc này cũng thường xuyên xuất hiện trên story points cần thiết để xây dựng từng story.
Planning poker tập hợp mọi thành viên trong nhóm để có thể nhanh chóng đạt được sự chấp thuận và nỗ lực cần thiết từ một số hạng mục trong công việc. Đối với các nhóm phát triển phần mềm thì các bên liên quan có thể tham gia bao gồm Product Owner, Scrum Master, Developers, UX designers, QA testers, Product Managers,.. cùng một vài thành viên khác.
Sau đây là các bước hoạt động của Planning poker:
Thiết lập
Mỗi người trong nhóm đều sẽ được phát các thẻ bài giống nhau với số lượng và lượng ước tính phù hợp trên từng thẻ. Với một bộ bài thẻ thường được sử dụng thì mỗi thẻ sẽ mang giá trị tương ứng bao gồm các con số trong dãy Fibonacci hoặc bộ thẻ bài sử dụng các giá trị theo chuỗi lũy thừa của 2 như 1, 2, 4, 8, 10,.. Thông thường thì Scrum Master sẽ là người đứng ra kiểm duyệt, chủ trì và điều phối toàn bộ cuộc họp.
Hiểu rõ từng user story
Product Owner đưa ra nhìn nhận tổng quan và ngắn gọn nhất về nội dung của các user stories cần được ước tính. Nhóm sẽ theo dõi từng mục trong backlog theo thứ tự ưu tiên với Product Owner. Sau đó nhóm sẽ đặt ra câu hỏi và thảo luận để có thể làm rõ yêu cầu cũng như tránh các rủi ro liên quan tới user story.
Gán story point với từng user story
Khi nhóm đặt ra câu hỏi và thảo luật về từng user story, lần lượt mỗi user, mỗi nhóm người sẽ chỉ định story point dành cho user story này bằng cách chọn ra một thẻ bài được đánh số đầy đủ và úp thẻ xuống, đại diện cho ước tính của họ với story đó. Sau đó thành viên sẽ bắt đầu chia sẻ giá trị này với nhóm bằng cách lật ngược thẻ bài lên cùng lúc. Với Planning poker này thì những con số ước tính của mỗi người sẽ không bị ảnh hưởng bởi người xung quanh.
Giải thích về các thẻ có giá trị ước tính cao và thấp
Nếu như tất cả những người chơi tham gia tiết lộ cùng một thẻ thì số thẻ này sẽ trở thành con số đồng thuận chung của cả nhóm và lúc này nhóm có thể chuyển sang user story kế tiếp. Trường hợp các thẻ khác nhau thì nhóm sẽ tiếp tục thảo luận về story này. Những ai có ước tính lớn hơn hoặc thấp hơn so với thành viên còn lại trong nhóm thì chỉ ra ước tính của họ và sau đó tiếp tục cuộc thảo luận.
Điều chỉnh ước tính
Khi người chơi đã giải thích rõ về sự lựa chọn cao hơn hoặc thấp hơn của bản thân và cả nhóm tiến hành chọn lại thẻ bài. Trường hợp mà nhóm không ở cùng 1 địa điểm thay vì chia sẻ trực tiếp với nhau thì có thể trao đổi thêm các thông tin thẻ bài của mình bằng địa chỉ email hoặc nhắn thẳng cho người điều phối.
Planning poker – Thống nhất về con số ước tính
Lặp lại quá trình Planning poker cho tới khi đạt được sự đồng thuận giữa tất cả mọi người. Thông thường sẽ chỉ mất từ 2-3 lần để thảo luận cho tới khi nhóm có thể thống nhất về story point cho một user story.
Một số lợi ích khi sử dụng Planning poker
Planning poker mang tới nhiều lợi ích tuyệt vời cho các nhóm khi biết cách áp dụng thuần thục:
- Planning poker nâng cao tình thần trách nhiệm giữa các hội viên trong nhóm. Từ đó khích lệ xây dựng nhóm.
- Sử dụng định dạng có cấu trúc giống với các sản phẩm giúp mọi thứ diễn ra theo chiều hướng tốt nhất, thoải mái và tránh cho cuộc họp có nhiều tranh cãi,
- Định dạng cố định cuộc họp mang tới cơ hội tận dụng kiến thức cũng như khám phá sự hiểu biết sâu sắc từ các thành viên trong nhóm. Đồng thời cũng giúp cho các thành viên, đặc biệt những ai ít sôi nổi sẽ có cơ hội chia sẻ về suy nghĩ cũng như kinh nghiệm. Việc thảo luận sau khi đưa ra các ước tính ban đầu sẽ là cách tuyệt vời giúp thu thập thông tin chi tiết về các user story và một số rủi ro liên quan.
- Thông thường rất khó để thống nhất ý kiến của cả nhóm nhưng Planning poker sẽ giúp nhóm làm quen với việc đánh giá. Sau một khoảng thời gian sử dụng bạn sẽ xây dựng được một loạt các nhiệm vụ làm tài liệu để tham khảo.
Một vài sai lầm phổ biến trong Planning poker
Bên cạnh những lợi ích mang lại thì Planning poker cũng có một số mặt cần khắc phục như:
- Planning poker khiến cho sự hội tụ về các con số ước tính trở thành nghĩa vụ chứ không còn là kết quả tự nhiên của một cuộc thảo luận thông thường.
- Việc đạt được sự đồng thuận có thẻ tạo cho nhóm cảm giác tự tin giả. Đồng nghĩa với việc có thể xuất hiện sai sót hoặc thiếu những thông tin quan trọng vẫn chưa được thảo luận và ước tính đôi khi có sai lệch.
- Một người giữ chức vụ cao trong nhóm có thể ảnh hưởng quá nhiều tới những người tham gia trong nhóm. Nếu không cẩn thận thì có thể dẫn tới việc ước tính không có sự đồng thuận của cả nhóm.
- Nghiên cứu cho thấy ước tính của nhóm có xu hướng lạc quan hơn so với việc ước tính của mỗi thành viên để đưa ra cách riêng lẻ. Từ đó phần thảo luận của Planning poker có thể dẫn tới việc nhóm tự tin rằng họ có thể làm tốt và nhiều việc hơn với ít thời gian hơn, dẫn tới khó lòng hoàn thành đúng mục tiêu đã định.
Những ai nên tham gia vào Planning poker?
Nếu thiếu sự tham gia của những người quan trọng thì Planning poker có thể không mang tới được lợi ích như đã chia sẻ. Những người có vai trò quan trọng tham gia bao gồm:
- Các thành viên trong nhóm scrum: Những thành viên trong scrum phân phối mọi thứ từ backlog – danh sách những gì cần phân phối. Họ cũng sẽ cung cấp đầy đủ thông tin đầu vào các cuộc thảo luận về story point.
- Scrum master: Nhà lãnh đạo scurm sẽ là người hỗ trợ các cuộc họp agile. Bởi vậy mà họ nên tham gia tất cả các cuộc họp tiêu chuẩn.
- Chủ sở hữu sản phẩm: Chủ sở hữu các sản phẩm cũng là người quản lý sẽ mô tả rõ hơn các user story cho nhóm và giải đáp toàn bộ câu hỏi liên quan.
Thời điểm nào thì nên tổ chức Planning poker?
Thông thường thì các nhóm sẽ sắp xếp một phiên làm việc sau khi tạo backlog ban đầu. Mặc dù các phiên đôi khi kéo dài hơn 1 ngày nhưng chúng thúc đẩy sự phát triển các ước tính ban đầu để những ước tính này trở nên hữu ích hơn trong việc xác định quy mô của dự án.
Các mục đều được thêm vào backlog sau đó bắt đầu tăng dần trong suốt quá trình thực hiện dự án và đấy cũng là lý do vì sao mà nhóm thường tiến hành các phiên trong mỗi quá trình lặp. Trong gần như mọi trường hợp thì Planning poker sẽ diễn ra vài ngày sau khi quá trình lặp kết thúc.
Planning poker thiết lập bộ bài trong game
Tạo ra một bài bài trống và viết một giá trị duy nhất lên mỗi lá bài. Vì ý tưởng sẽ là đưa ra ước tính kích thước tương đối hơn là ước tính chuẩn xác nên khuyến nghị giữ số lượng lá bài giới hạn, ví dụ như 10 và điều này sẽ giúp bạn ước tính đúng kích thước chuẩn và dễ dàng hơn là theo đuổi một giá trị chính xác.
Thêm cách biểu diễn phổ biến các giá trị số được viết trên các thẻ là dãy số 1, 2, 3, 4, 5, 13, 21, 34,.. Ưu điểm của việc sử dụng dãy số này là cho phép một quá trình suy nghĩ so sánh hơn là tạo ra độ chuẩn xác. Kiểu này thường sẽ được sử dụng cho các ước tính Product Backlog và nó trở thành thước đo để xác định điểm câu chuyện cho mỗi câu chuyện của người dùng. Nếu một dãy liên tiếp được sử dụng thì nhóm có thể kết thúc bằng việc luôn so sánh nó với nhiều ngày và nhiều giờ cố gắng đưa độ chuẩn xác vào trong quá trình tính toán.
Kết luận
Planning poker có thể là kỹ thuật ước tính hữu ích cho bất kỳ quá trình nào. Nhưng phương thức này trở nên hiệu quả hơn đối với các tổ chức, nhóm quy mô nhỏ. Các tổ chức với quy mô lớn hơn thì cần tạo thành nhiều nhóm nhỏ khác nhau. Càn nhiều người tham gia vào một buổi Planning poker thì sẽ càng mất nhiều thời gian để đạt sự đồng thuận.
